¿Cuáles son las funciones de un software para gimnasios?

Los gimnasios, como cualquier otro negocio de atención al público, necesitan un software de gestión que les ayude a optimizar sus proceso administrativos y otras tareas importantes y brindarle un servicio más rápido y eficiente a sus clientes. Además de aprovechar todas las ventajas que trae la tecnología a aquellas empresas que la incluyen en sus procesos.

Los gimnasios, como cualquier otro negocio de atención al público, necesitan un software de gestión que les ayude a optimizar sus proceso administrativos y otras tareas importantes y brindarle un servicio más rápido y eficiente a sus clientes. Además de aprovechar todas las ventajas que trae la tecnología a aquellas empresas que la incluyen en sus procesos.

De hecho, hoy en día, aquellas empresa que no se digitalice tiene muchas probabilidades de no subsistir. Ya que la tecnología es lo que nos hace competentes frente al mercado y la que ofrece todo lo que los consumidores están buscando hoy en día: comodidad, inmediatez y practicidad.

No obstante, para de verdad poder aprovechar todas estas virtudes, el software debe ser uno bueno y uno que este muy bien adaptado a la realidad y a las necesidades de nuestra empresa. Así, es importante saber que debe tener un software para gimnasios, de forma que podamos identificar el que cumpla con todos estos requisitos.

¿Cuáles son las funciones más importantes en los softwares para gimnasios?

  • Control de acceso
  • Gestión de clases, de salas y de instructores
  • Reservas en línea, citas y listas de espera
  • Organización de planes de entrenamiento
  • Herramientas de venta y gestión de suscripciones
  • Adquisición de clientes y gestión de clientes potenciales
  • Gestión de pagos
  • Gestión de datos maestros y CRM
  • Gestión de la contabilidad y de la facturación
  • Informes precisos

El equipo especialista en softwares para la gestión y el control de acceso para gimnasios de GestiGym nos explican todas estas a detalle:

Control de acceso

Esta es la función por la que, de hecho, la mayoría de los gimnasios salen a la búsqueda de un software de gestión y es que hoy en día no hay mejor forma de controlar el acceso a nuestras instalaciones sino es por la vía digital.

Aunque si es verdad que el control de acceso se puede hacer de forma manual en la recepción de la instalación, la opción digital nos permite controlarlo a distancia, incluso de forma automática mediante un algoritmo y que se active a través de códigos, tarjetas de acceso, reconocimiento biométrico u otras opciones novedosas y exclusivas.

Gracias a este tipo de medios, no solo controlamos el acceso más fácilmente, sino que también nos ofrece unas ventajas que el canal manual ni sueña. Por ejemplo, podemos habilitar una función que nos ayude a medir las horas de más afluencia, las clases que más prefieren nuestros clientes y sacar números importantes para la elaboración de estrategias de promoción y marketing.

Incluso, nos puede permitir bloquear el acceso a aquellos clientes que tengan retrasos en el pago de sus cuotas o no  están habilitados para ciertos horarios o áreas dependiendo de su plan.

Gestión de clases, de las salas y de los instructores

Un software también nos permite administrar los horarios y el aforo de la clases, las salas y los instructores, permitiéndonos aprovechar nuestra organización al máximo y reduciendo los errores en esta área a lo más posible.

No habrán clases que choquen con otras y de seguro las vas a poder organizar en los horarios más atractivos para tus clientes, las salas no podrán apartarse para un aforo mayor del que permite y no habrán esas confusiones en los horarios de los entrenadores que tanto suele molestar a los clientes.

Recuerda que  justo estas amenidades son las que constituyen el fuerte de tu empresa y son a las que debes prestarle mayor atención y que deben estar cuidadas al detalle.

Reservas en línea, citas y listas de espera

Otra funcionalidad que ofrecen los softwares para gimnasios y que serán un punto de atracción para los clientes es la posibilidad de que estos puedan reservar clases, espacios y demás en línea, sin tener que movilizarse al gimnasio para hacerlo y en cualquier lugar y momento que quieran, incluso pudiendo acceder a información de interés sobre lo que están apartando, como por ejemplo, el profesor que dará la clase, de que tratará, horarios, el aforo, etc.

Así, además de ofrecerle comodidad a los clientes, también te estás librando de tener que contratar personal para que se encargue de esta tarea, dejándola toda al mismo software, quien lo hará de forma automática siguiendo lineamientos que tu hayas prestablecido en la configuración del mismo.

Organización de planes de entrenamiento

Hoy en día, los gimnasios también incluyen entre sus servicios la organización de planes de entrenamiento, que son programas avocados a ayudar a incrementar y mantener la condición física de los socios.

Así, en base a información recabada de expertos en fitness, nutrición y otras áreas se crean planes de entrenamiento, dietas y otros que ayudan a los socios que van a entrenar por su cuenta, a seguir un plan que evite que se estanquen y que garanticen que están trabajando de la forma adecuada según sus objetivos. Incluso, después de la pandemia, muchos gimnasios, incluyeron en estos programas, clases por video que los socios del gimnasio pueden reproducir en casa para continuar con diferentes rutinas (yoga, calentamiento, cardio, etc.) para disfrutar incluso cuando no pueden asistir al gimnasio.

Incluso, algunos incluyen foros para poder hablar con expertos de diferentes temas y obtener información de interés de primera mano, como una forma de ofrecer el servicio más completo posible.

Herramientas de venta y gestión de suscripciones

Muy ligada a la función de las citas por internet, está la opción de que nuevos clientes puedan suscribirse al gimnasio con apretar un par de botones en su pantalla y que los socios puedan hacer modificaciones, darse de baja o cualquier otra función que necesiten desde la comodidad de su móvil y sin tener que llegar hasta la recepción del gimnasio para ello.

Adquisición de clientes y gestión de clientes potenciales

Si se quiere sacar el máximo provecho de  un software de gestión para gimnasios, se debe procurar que este ofrezca una función para gestionar y atrapar a nuevos clientes. Por ejemplo, un software que te permita enviar correos de seguimientos a aquellos clientes que fueron a visitar tus instalaciones y dejaron sus datos pero no se han decidió a inscribirse, aquellos clientes que llevan tiempo si volver al gimnasio y otros por el estilo. De esta forma podemos hacerles un llamado de atención con ofertas, paquetes, nuevas clases y otra información que pueda ser de interés y que les pueda dar ese empujoncito que necesitaban para entrenar con nosotros.

Gestión de pagos

Siguiendo con las funcionalidades que permiten comodidad a los clientes para gestionar su subscripción y sus actividades relacionadas con el gimnasio, está también, la gestión de pagos online.

A través de la automatización de los procesos de gestión de pagos, se garantiza a los propietarios de centros deportivos y gimnasios una gran flexibilidad y comodidad al momento de realizar sus pagos.

Gestión y CRM

Aunque es una de las últimas funciones de las que hemos hablado no es porque sea menos importante, de hecho, es clave. Es importantísimo para cualquier gimnasio tener una acceso rápido y eficiente a toda la información de sus clientes, es decir de una base de datos.

Un software que permita almacenar de forma cómoda y fácil la información de los clientes y gestionarla desde cualquier dispositivo y con solo un clic, pudiendo utilizar palabras claves y otras herramientas de filtrado y medición para seleccionar una información u otra y poderla aplicar para evaluación de rendimiento, aforo y estrategias de marketing, entre otras muchas funciones, representa un gran activo para la empresa.

Incluso, a través de esta base de datos es que se pueden basar las demás unciones para, por ejemplo, comunicarte con tus clientes por distintos propósitos como aniversarios personales, eventos del gimnasio, nuevas ofertas, recordatorios, etc.

Gestión de la contabilidad y de la facturación

Pero, los softwares de gestión no solo nos ofrecen ventajas de cara al trato con el cliente, sino también ventajas internas que funcionan perfectamente para el funcionamiento de nuestra empresa y sus diferentes actividades administrativas.

Por ejemplo, este software que estamos seleccionando puede ayudarnos a optimizar y facilitar las tareas de facturación y contabilidad de nuestro negocio, facilitando para nosotros todos los procesos de gestión contable, fiscal y administrativa. Así, algunos programas pueden permitirte acceder automáticamente a  los plazos y los recordatorios de esta área, vigilar los planes de pago a plazos, asegurar la gestión de los pagos pendientes, los períodos contables, las cajas registradoras y muchos más.

Elaboración de informes

Como hemos dicho en diferentes ocasiones a lo largo del artículo, un software de gestión para gimnasios, o para cualquier negocio en general, puede permitirnos herramientas de medición de los diferentes datos que maneje dicho programa para al elaboración de informes sobre la realidad de nuestra empresa. Por ejemplo, las horas de mayor afluencia, las clases más populares, evaluación de nuestros clientes arrojando datos importantes para efectos de marketing, etc.

Igualmente, se puede llegar a tener una visión de la tendencia de los ingresos, controlar cuidadosamente los costes, comprender la dinámica de uso de su gimnasio, evaluar la eficacia de las ofertas, analizar la tendencia de adquisición de nuevos socios y mucho más.

 

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